Entre portales te veas

Llega un empleado de oficina a su escritorio y lo primero que hace es encender el computador. Si esta es una escena muy común hoy día, sin importar a qué se dedique la empresa, es lógico que muchas quieran aprovechar esa "tecnologización" del trabajo diario para continuar optimizando procesos y aprovechar más aún el tiempo que un empleado dedica a su trabajo.

Desde hace unos años viene por ahí, pero en nuestros países se ha comenzado a poner de moda apenas hace muy pocos. Son aquellos que llaman "Portal del Empleado" y "Portal del Gerente". La idea, simple, es colocar una aplicación web que aglutine decenas de "servicios" que eviten al empleado moverse de su puesto en muchas ocasiones para realizar actividades internas de la empresa que no representan o implican productividad.

Por ejemplo, por lo general si uno quiere solicitar vacaciones, se levanta de su puesto, se dirige a Recursos Humanos donde le dan una planilla, se sienta en alguna esquinita de un escritorio cualquiera a llenarla, firmarla y entregarla. Recursos Humanos, dependiendo del tamaño de la empresa, la coloca en una bandeja junto con otras decenas de planillas más a esperar que alguno de los analistas la procese, la envíe donde el supervisor que tiene que aprobarla, firmando con el bolígrafo que seguramente le tomó prestado hace días a otro escritorio, para devolverlo a Recursos Humanos quien envía la comunicación al empleado acerca de la aprobación, y registra en su sistema las fechas de disfrute y pago respectivo. Tiempo aproximado: de 2 a 10 días.

En un "Portal del Empleado" el susodicho tendría un "link" que le presenta una pantalla con varios campos de entrada y un botón de "Solicitar". Encima de ellos una tabla que le muestra todos los días de vacaciones a los que tiene derecho según el convenio colectivo o la ley o los dos, los días que ha tomado y los que le quedan. De seguido teclea los días que quiere tomar, la fecha cuando quiere salir de vacaciones y le da al botoncito mencionado. El "Portal" se encarga de enviarle una notificación al supervisor inmediato, a quien le llega en su "bandeja de entrada" de mensajes, con los respectivos botones de "Aprobar" y "Rechazar". El supervisor aprueba la vacación, el sistema le enviá el mensaje ahora a Recursos Humanos, específicamente a la "bandeja de entrada" de quien corresponde y, si este aprueba también, se realiza automáticamente el registro en el sistema con los días de disfrute y de pago respectivos. Tiempo aproximado: de 30 minutos a 8 horas, con el plus que el empleado no se levantó de su silla a llenar la planillita y de paso conversar acerca de la nueva panadería que abrieron a media cuadra con la secre de recursos humanos que está bien chévere por cierto.

¿Optimización de procesos? ¿Mejora de la productividad? ¿Mejora la calidad de vida del empleado? ¿Deshumanización del ambiente de trabajo?

Estos escenarios se están dando más que nada en empresas grandes. En empresas pequeñas estos procesos se resuelven mas fácil:

El empleado conversa con su supervisor: -Doctor, sabe que quiero ir unos días a Choroní con la familia, Usté sabe, ya es mucho tiempo sin salir.
-Tranquilo, Aristóbulo, hable con Recursos Humanos y dígales que yo le aprobé los días.
El tipo llama de una en lo que se sienta de nuevo: -Aló, ¿Yelitza? ¡Como estás! Tiempo sin oir su voz!
La analista de Recursos Humanos: -¡Ay Aristóbulo, usté y sus cosas! Si nos vimos ayer en el almuerzo.
El empleado: -Pero siempre es un placer conversar contigo
La analista: -Y entonces? Dígame qué quiere, mire que Usté es casado
...
Y unos minutos después, el empleado tranca el teléfono con una sonrisa en la cara y sus vacaciones formalizadas.